Zakelijk evenement organiseren? eWelcome maakt het heel eenvoudig!

Op een professionele manier zakelijke evenementen organiseren brengt veel werk met zich mee. eWelcome neemt organisatoren van zakelijke evenementen veel werk uit handen en onze registratietool maakt het heel eenvoudig om de perfecte gastheer of -vrouw te zijn! Met een uitnodigende event-website, aantrekkelijke uitnodiging en een eenvoudige aanmeldpagina maak je direct een professionele eerste indruk.

Professionele event-website en persoonlijke uitnodigingen
Met de eWelcome event-tool lanceer je binnen 15 minuten een professionele event-website met alle relevante informatie, programma, routebeschrijving en aanmeldpagina voor de deelnemers, foto’s en video. Vervolgens kan je geheel in eigen stijl uitnodigingen en/of herinneringen versturen. Is het een besloten evenement? Dan kunnen alleen genodigden die een uitnodiging hebben ontvangen zich aanmelden. Deelnemers die zich aanmelden ontvangen direct een registratiebevestiging, eventueel inclusief QR-code. Met de QR-code kan je bij aanvang van het evenement met je eigen telefoon de aanwezigheid vastleggen om achteraf inzicht te hebben wie er aanwezig waren. Wil je dat deelnemers een herinnering ontvangen? Deze zijn makkelijk in te plannen en worden automatisch alleen verstuurd aan genodigden die zich nog niet hebben aangemeld of afgemeld. Berichten aan deelnemers kunnen ook per SMS worden verstuurd. Zijn deelnemers na hun aanmelding toch verhinderd, dan kunnen ze zich heel eenvoudig afmelden en worden direct verwijderd uit de deelnemerslijst. Na afloop van het evenement kunnen eenvoudig bedankmails aan deelnemers worden verstuurd, met eventueel een link naar foto’s en aftermovie op de event-website.

Eenvoudig break-out sessies toevoegen
Bestaat het programma van jouw evenement ook uit break-out sessies? Dan voeg je die heel eenvoudig toe aan de event-website en registratiepagina. Voor iedere break-out sessie kan je een maximum aantal deelnemers instellen. Ook kan je op de event-website laten zien wie de deelnemers zijn (met een link naar een externe website of bijvoorbeeld een LinkedIn profiel).

Zakelijke events
Na de lancering van eWelcome tijdens de Finish van de Volvo Ocean Race, waar eWelcome de zakelijke (VIP) evenementen van het businessprogramma ‘Innovatie aan Zee, heeft gefaciliteerd, hebben we in 2019 bijgedragen aan het succes van evenementen van toonaangevende klanten: o.a. de Haringparty van Omroep West, de lancering van de Nationale Omgevingsvisie voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken, Jazz in de Gracht VIP evenement voor Werkgeversservicepunt, het congres van de Nationale ombudsman (met diverse break-out sessies) en
Den Haag Onderneemt! (het grootste ondernemersevenement in Den Haag, met meer dan 600 deelnemers en break-out sessies), de Nieuwjaarsbijeenkomst van Raad voor de rechtspraak en zaterdag 25 januari jl. de VIP ontvangst voor Chinees Nieuwjaar in het Stadhuis. Ook voor internationale events (zoals Chinees Nieuwjaar) heeft de eWelcome evenementen-tool een eenvoudige oplossing. De event-website, uitnodigingen en bevestigingen kunnen geheel tweetalig (Nederlands-Engels) worden opgesteld. Zo kan iedere gast zich in zijn voorkeurstaal laten informeren over het evenement.

Privacy staat voorop
Naast gebruikers gemak voor organisatoren en deelnemers van evenementen staat privacy voorop bij eWelcome. eWelcome is geheel ingericht conform de AVG. Iedere deelnemer ontvangt na aanmelding een inlog, waarmee ze op ieder moment hun gegevens kunnen inzien, aanpassen en eventueel verwijderen. Gegevens over dieetwensen worden na afloop van het evenement automatisch verwijderd. Organisatoren van evenementen hoeven zich dus geen zorgen meer te maken of ze voldoen aan de actuele privacy wetgeving.

 

Full service dienstverlening
Liever een full-service dienstverlening voor jouw uitnodigingstraject? Wij kunnen ook de teksten voor de event-website, uitnodigingen en herinneringen schrijven en de naambadges voor de gasten verzorgen. Wilt u ook de ontvangst professioneel en plezierig inrichten dan zorgen wij graag voor hostessen. Uiteraard kan je er ook voor kiezen uitsluitend van onze event-tool gebruik te maken.

 

Wil je weten wat eWelcome voor jouw evenement kan betekenen? Bekijk onze website www.eWelcome.nl of neem contact op met Jeroen Mann via Jeroen.Mann@eWelcome.nl of 070-2211990.